Οι Τέσσερις Βασικοί Τύποι Επικοινωνίας και η Κρίσιμη Σημασία τους
Οι Τέσσερις Βασικοί Τύποι Επικοινωνίας και η Κρίσιμη Σημασία τους
Λεκτική και Οπτική Επικοινωνία για Υψηλή Απόδοση στο Εργασιακό Περιβάλλον
Μιλώντας απλά και μόνο με κάποιον δεν πρόκειται να επικοινωνήσουμε ουσιαστικά μαζί του. Σίγουρα, μπορούμε να ανοίξουμε μια συζήτηση. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι έχουμε μια υγιή επικοινωνία μαζί του.
Για να το πετύχουμε αυτό, χρειάζεται να κατανοούμε και να χρησιμοποιούμε διάφορους τύπους επικοινωνίας. Ορισμένοι τύποι επικοινωνίας δεν λειτουργούν όπως άλλοι και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να μάθουμε πώς να χρησιμοποιούμε τις σωστές λέξεις, φράσεις και συμπεριφορές για να έχουμε μια καλή επικοινωνία.
Ποιοι είναι οι τύποι επικοινωνίας;
Η ικανότητα να επικοινωνούμε αποτελεσματικά θα μπορούσε να είναι μια μορφή τέχνης. Αρκετές φορές, αρχίζουμε μια συζήτηση χωρίς πολλές προσδοκίες και στη συνέχεια καταλήγουμε να μεταφέρουμε γνώση και συναισθήματα στον συνομιλητή μας.
Υπάρχουν δύο βασικές κατηγορίες επικοινωνίας. Η μία κατηγορία βασίζεται σε διαφορετικά κανάλια επικοινωνίας και η άλλη βασίζεται στο σκοπό και στο τρόπο της επικοινωνίας. Για να το αναπτύξουμε λίγο περισσότερο, παρακάτω σας δίνουμε τους βασικούς τύπους επικοινωνίας και τους τρόπους για να τους χρησιμοποιήσετε.
Προφορική επικοινωνία
Ένας από τους πιο βασικούς τύπους επικοινωνίας είναι η λεκτική μορφή επικοινωνίας. Η λεκτική επικοινωνία είναι απλή και κατατοπιστική. Οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν αυτή τη μέθοδο, επειδή τούς επιτρέπει να μοιραστούν μια πληροφορία γρήγορα και με λιγότερες παρανοήσεις από τον συνομιλητή τους.
Για παράδειγμα, ο προγραμματισμός μιας επαγγελματικής συνάντησης μπορεί να γίνει μέσω ενός e-mail, αλλά, πιθανόν να είναι πιο αποτελεσματική μία πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία. Αυτή η επαφή μπορεί να γίνει ακόμη και μέσω Skype ή οποιασδήποτε άλλης μορφής ηλεκτρονικού μέσου λεκτικής και οπτικής επικοινωνίας. Άρα, θα λέγαμε ότι η προφορική επικοινωνία είναι μια από τις πιο κοινές και δημοφιλείς μορφές μετάδοσης ενός μηνύματος.
Μη λεκτική επικοινωνία
Η μη λεκτική μορφή επικοινωνίας θεωρείται επίσης διαπροσωπική επικοινωνία. Θα την ακούσετε και ως γλώσσα του σώματος. Σχετίζεται με το πώς φαίνεστε όταν μπαίνετε σε κάποιο χώρο ή όταν κάθεστε στην καρέκλα σας κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Για παράδειγμα, περπατάτε με το κεφάλι επάνω και με σιγουριά ή σκυφτοί χωρίς να κοιτάτε κανέναν, δείχνοντας ντροπή; Αυτός ο τρόπος επικοινωνίας είναι εξίσου σημαντικός με την λεκτική μορφή επικοινωνίας.
Οπτική επικοινωνία
Αν σκεφτείτε πώς χρησιμοποιούνται τα οπτικά βοηθήματα στις παρουσιάσεις, τότε θα κατανοήσετε αυτό το είδος επικοινωνίας. Η χρήση της οπτικής επικοινωνίας παρατηρείται σε διαφημίσεις και σε φυλλάδια. Όταν μια εταιρεία επιθυμεί να μεταφέρει ένα γρήγορο μήνυμα για ένα προϊόν ή υπηρεσία που πουλάει, η οπτική επικοινωνία είναι το καλύτερο μέσο. Η επαφή γίνεται χωρίς λέξεις ή γράμματα και μεταφέρει απευθείας ένα εντυπωσιακό μήνυμα στους πελάτες.
Οι οπτικές μορφές επικοινωνίας μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε ανεπίσημες καταστάσεις, για παράδειγμα, μεταξύ φίλων. Η οπτική επικοινωνία είναι ένας γρήγορος τρόπος για να επικοινωνήσετε αυτό που θέλετε στους δικούς σας ανθρώπους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, δεν απαιτούνται λέξεις όταν χρησιμοποιείται σωστά η οπτική επικοινωνία.
Γραπτή επικοινωνία
Για τη γραπτή επικοινωνία, υπάρχουν δύο υποκατηγορίες. Η μία είναι η επίσημη και η άλλη η ανεπίσημη μορφή γραπτής επικοινωνίας.
Επίσημη επικοινωνία
Η επίσημη επικοινωνία χρησιμοποιείται στη σύνταξη επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώσεων κι αναφορών. Ο χώρος εργασίας χρησιμοποιεί γραπτή επικοινωνία αυτού του τύπου για να εξοικονομήσει χρόνο στέλνοντας ένα σημαντικό μήνυμα σε πολλούς ανθρώπους. Είναι ξεκάθαρα τα πλεονεκτήματα μιας τέτοιας μορφής επικοινωνίας.
Άτυπη επικοινωνία
Άτυπη επικοινωνία χρησιμοποιούμε όταν στέλνουμε μηνύματα μέσω πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης. Αν και οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτόν τον τρόπο επικοινωνίας, πολλοί στέλνουν χιουμοριστικές δηλώσεις και σύντομες υπενθυμίσεις χρησιμοποιώντας την άτυπη γραπτή επικοινωνία. Κατά κάποιο τρόπο, αυτός είναι ένας τύπος επικοινωνίας που δεν είναι πάντα αξιόπιστος, αλλά πολλές φορές είναι διασκεδαστικός.
Μάθηση της ανεπίσημης επικοινωνίας
Όταν πρόκειται για την ανεπίσημη επικοινωνία, όπως μια συζήτηση με φίλους ή την οικογένεια, δεν υπάρχει κανένας συγκεκριμένος περιορισμός. Ωστόσο, μην ξεχνάτε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι επιθυμούν να αντιμετωπίζονται με σεβασμό όταν μιλάνε με κάποιον.
Όταν επικοινωνείτε ανεπίσημα, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη σας σε ποιον μιλάτε. Εάν γνωρίζετε καιρό το άλλο άτομο, μπορεί να νιώσετε άνετα να αστειευτείτε. Ωστόσο, αν πρόκειται για μια αρκετά νέα γνωριμία, μπορεί να χρειάζεται να κρατήσετε κάποια απόσταση.
Μην χρησιμοποιείτε συκοφαντίες ή προσβολές όταν συνομιλείτε χρησιμοποιώντας την άτυπη επικοινωνία. Να θυμάστε ότι είναι αναγκαίο να αντιμετωπίζετε τους ανθρώπους με τον τρόπο που επιθυμείτε να σας αντιμετωπίζουν κι εκείνοι.
Κρατήστε τις «γραμμές» επικοινωνίας ανοικτές
Η κατανόηση των τύπων επικοινωνίας είναι μόνο η αρχή. Στο κείμενο αυτό σας δίνουμε κάποια εργαλεία ώστε να σας διευκολύνουμε στην επικοινωνία σας. Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους άλλους ανθρώπους και να είστε ανοιχτοί σε νέες συζητήσεις κι επαφές, αντί να κλείνεστε στον εαυτό σας. Θυμηθείτε, χωρίς επικοινωνία, χάνουμε ένα πολύ σημαντικό κομμάτι της ζωής μας.
Πηγή: Άρθρο της κ. Κωνσταντίνας Αρβανίτη
Σχετικό σεμινάριο: Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας (επίπεδα 02 και 03): Ενότητα Επικοινωνία και Δμοόσιες σχέσεις.
