Λέξεις κλειδιά για μια γραμματέα

Αν κοιτάξετε μια οποιαδήποτε αγγελία για γραμματείς θα δείτε στα ζητούμενα προσόντα την εχεμύθεια και τη διακριτικότητα. Κάτι που θα σας ακολουθεί καθημερινά και σε κάθε σας κίνηση σαν γραμματέας. Αρκεί ένα παραπάτημα, μια μικρή διαρροή και θα έχετε καταστρέψει τη σχέση σας με τον προϊστάμενό σας. Γιατί;

Όλοι θέλουν να μάθουν αυτά που ξέρετε: Είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι σε κάθε είδους επιχείρηση, η πληροφορία είναι δύναμη και ο καθένας θέλει να έχει τις πληροφορίες που έχετε. Όλοι οι συνάδελφοί σας γνωρίζουν ότι έχετε απόρρητες πληροφορίες και τις θέλουν. Στο χέρι σας είναι να τις διαφυλάξετε και να κρατήσετε την εμπιστοσύνη του διευθυντή σας που με τόσο κόπο κερδίσατε.

Γίνετε το παράδειγμα

Ξεκινήστε από αυτό. Αν οι συνάδελφοί σας όλη μέρα ασχολούνται με τα κουτσομπολιά του γραφείου, πολύ γρήγορα θα φτάσουν και σε σας, και η τυχόν συμμετοχή σας θα σας βλάψει. Είναι δύσκολο να μην εμπλακείς στα κουτσομπολιά. Είναι διασκεδαστικό και κάνει τη μέρα να κυλά πιο εύκολα. Μερικά από αυτά είναι ανώδυνα και δεν είμαι εγώ αυτή που θα σας πω να τα αποφύγετε. Μπορείτε να συμμετέχετε στη συζήτηση για το τι έγινε χθες βράδυ στο μπαρ ή να ακούσετε ένα αστείο περιστατικό για έναν συνάδελφο, αλλά αν διαπιστώσετε ότι η συζήτηση πηγαίνει σε άλλο επίπεδο πρέπει να αποχωρήσετε, περιμένοντας να κάνουν το ίδιο και οι άλλοι. Πχ δεν μπορείτε να συμμετέχετε σε συζήτηση για συναδέλφους που δεν είναι παρόντες για να υπερασπιστούν τον εαυτό τους, ούτε σε συζήτηση σχετικά με τις αμοιβές. Αν φύγετε οι συνάδελφοι θα το παρατηρήσουν, και το πιο πιθανό είναι να μην συνεχιστεί η συζήτηση.

Μια άλλη επιλογή είναι να μην συμμετέχετε ούτε σε αυτά τα μικρά και ανώδυνα κουτσομπολιά γιατί πιθανόν οι συνάδελφοί σας να πάρουν λάθος μήνυμα και μπορεί να πιστέψουν ότι είστε διατεθειμένη να πάρετε μέρος και σε άλλες τέτοιου είδους συζητήσεις και μάλιστα πιο σοβαρές.

Χρησιμοποιήστε την κρίση σας

Οι γραμματείς είναι τόσο πολύ φορτωμένες με πληροφορίες για τη δουλειά, τους συνεργάτες, τους πελάτες και τους συναδέλφους και πρέπει να ξέρουν ποιες από αυτές θα μεταφέρουν στον διευθυντή τους και ποιες όχι.

Για να το κάνετε αυτό πρέπει να ξέρετε πολύ καλά τη δουλειά, και τον προϊστάμενό σας. Να ξέρετε αν είναι άνθρωπος που θέλει να ξέρει και το παραμικρό ή περιμένει από εσάς να χειριστείτε ορισμένες από τις καταστάσεις που δημιουργούνται στο γραφείο.

Τώρα αν κατά τη γνώμη σας είναι πιο σοβαρό το θέμα που δημιουργήθηκε, περιμένετε την κατάλληλη στιγμή να του το πείτε.

Στη δουλειά είμαστε πιο ανοικτοί, πιο ειλικρινείς

Και αυτό είναι καλό. Είναι θαυμάσιο να έχεις την ευκαιρία να εργάζεσαι σε ένα περιβάλλον όπου οι συνάδελφοι είναι και φίλοι σου και θέλουν να κάνετε παρέα και εκτός γραφείου. Αλλά… πάντα υπάρχει ένα αλλά…

Σαν Γραμματέας Διεύθυνσης δεν πρέπει να είσαι σαν ανοικτό βιβλίο. Ναι, σίγουρα μπορείς να μοιραστείς πράγματα από την προσωπική σου ζωή, αλλά πρέπει να κρατήσεις και ένα επίπεδο επαγγελματισμού το οποίο προκύπτει από τη θέση που έχεις μέσα στην εταιρεία.

Να θυμάσαι ότι είναι προνόμιο να έχεις πρόσβαση σε τόσο πολλές πληροφορίες, απόρρητες τις περισσότερες φορές, αλλά έχεις και την υποχρέωση να τις προστατεύσεις και να τις κρατήσεις απόρρητες.

Σημ.: Το άρθρο είναι τμήμα από τη δεύτερη ενότητα του σεμιναρίου για το Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας (Το επάγγελμα της Γραμματέως).

Θα τα πούμε πάλι σύντομα

Μαρία Ζάππα-Κασαπίδη