Όντως, οι παρουσιάσεις είναι μια βασική δεξιότητα για τους/τις γραμματείς. Δείτε εδώ μερικούς από τους λόγους;
1. Επικοινωνία: Οι γραμματείς συχνά λειτουργούν ως γέφυρα μεταξύ στελεχών, συναδέλφων και πελατών. Οι αποτελεσματικές παρουσιάσεις επιτρέπουν στους/στις γραμματείς να μεταφέρουν πληροφορίες, ιδέες και μηνύματα με σαφήνεια και συνοπτικότητα. Οι ισχυρές δεξιότητες παρουσίασης τους επιτρέπουν να επικοινωνούν αποτελεσματικά τους στόχους, τα σχέδια και τις ενημερώσεις του οργανισμού/εταιρείας.
2. Επαγγελματική εικόνα: Οι γραμματείς είναι εκπρόσωποι του οργανισμού στον οποίο εργάζονται. Όταν παραδίδουν καλά δομημένες και ελκυστικές παρουσιάσεις, αυτό αντανακλάται θετικά τόσο στον εαυτό τους όσο και στον οργανισμό. Ένας/μια γραμματέας που μπορεί να παραδώσει συναρπαστικές παρουσιάσεις δημιουργεί μια ευνοϊκή εντύπωση επαγγελματισμού, ικανότητας και εμπιστοσύνης.
3. Διάδοση πληροφοριών: Οι παρουσιάσεις είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος διάδοσης πληροφοριών σε ένα ευρύτερο κοινό. Οι γραμματείς μπορεί να χρειαστεί να μοιραστούν ενημερώσεις, αναφορές ή λεπτομέρειες έργου με διάφορους ενδιαφερόμενους. Παρουσιάζοντας τις πληροφορίες με καλά οργανωμένο τρόπο, μπορούν να διασφαλίσουν ότι το κοινό κατανοεί το περιεχόμενο και τη σημασία του.
4. Πειθώ και επιρροή: Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι γραμματείς μπορεί να χρειαστεί να πείσουν ή να επηρεάσουν άλλους να υποστηρίξουν μια συγκεκριμένη ιδέα, έργο ή απόφαση. Μια καλά σχεδιασμένη παρουσίαση με ισχυρά επιχειρήματα, αποδεικτικά στοιχεία και συναρπαστικά γραφικά μπορεί να βοηθήσει τους/τις γραμματείς να μεταφέρουν αποτελεσματικά το μήνυμά τους και να αυξήσουν την πιθανότητα επίτευξης του επιθυμητού αποτελέσματος.
5. Διαχείριση χρόνου: Οι παρουσιάσεις συχνά απαιτούν προσεκτικό σχεδιασμό, οργάνωση και διαχείριση χρόνου. Καθώς οι γραμματείς έχουν πολλαπλά καθήκοντα και ευθύνες, πρέπει να είναι έμπειροι και αποτελεσματικοί στη διαχείριση του χρόνου και των πόρων τους. Η προετοιμασία και η παράδοση παρουσιάσεων εντός των δεδομένων προθεσμιών ενισχύει την ικανότητά τους να ιεραρχούν τις εργασίες και να ανταποκρίνονται στις προσδοκίες των στελεχών.
6. Συνεργασία και ομαδική εργασία: Οι γραμματείς συνεργάζονται συχνά με συναδέλφους, ομάδες και τμήματα. Οι παρουσιάσεις μπορούν να χρησιμεύσουν ως συνεργατικά εργαλεία, επιτρέποντας στους γραμματείς να συγκεντρώνουν πληροφορίες, να ανταλλάσσουν ιδέες και να συντονίζουν τις προσπάθειες. Διευκολύνοντας τις αποτελεσματικές παρουσιάσεις, οι γραμματείς συμβάλλουν στην ενίσχυση της ομαδικής εργασίας και στην προώθηση ενός θετικού εργασιακού περιβάλλοντος.
7. Εξέλιξη σταδιοδρομίας: Η ανάπτυξη ισχυρών δεξιοτήτων παρουσίασης μπορεί να ανοίξει πόρτες σε ευκαιρίες επαγγελματικής εξέλιξης για τους/τις γραμματείς. Καθώς αποδεικνύουν την ικανότητά τους να επικοινωνούν αποτελεσματικά και να προσελκύουν το κοινό, μπορούν να βρεθούν υποψήφιοι/ες για ρόλους που συνεπάγονται μεγαλύτερες ευθύνες, όπως η ηγεσία μιας ομάδας, η διαχείριση έργων ή η υποστήριξη υψηλόβαθμων στελεχών.
Συνοπτικά, οι παρουσιάσεις αποτελούν βασική δεξιότητα για τους/τις γραμματείς, καθώς διευκολύνουν την αποτελεσματική επικοινωνία, επιτρέπουν τη διάδοση πληροφοριών, υποστηρίζουν την πειθώ και την επιρροή, ενισχύουν τη διαχείριση του χρόνου, προωθούν τη συνεργασία και δημιουργούν ευκαιρίες για εξέλιξη σταδιοδρομίας, ενώ συμβάλλουν στην επαγγελματική εικόνα τη δική τους (personal branding) και της εταιρείας που εργάζονται.
Tα νέα λογισμικά παρουσιάσεων: Δημιουργία παρουσιάσεων online
Και αν δεν έχω το MS Office στον υπολογιστή μου? Δημιούργησε τις παρουσιάσεις σου online!
Πόσες φορές σου έχει τύχει να κάνεις παρουσίαση κάποιας ομαδικής ή ατομικής εργασίας; Το σίγουρο είναι ότι θα χρησιμοποίησες το πιο διαδεδομένο (και συνηθισμένο) πρόγραμμα παρουσίασης που υπάρχει στον κόσμο. Ποιο; Το Microsoft PowerPoint, φυσικά!
Μεταξύ μας, δεν το έχεις βαρεθεί; Δεν θέλεις να κάνεις (έστω και μια φορά) κάτι το πρωτότυπο και διαφορετικό, ώστε να ξεχωρίσεις από τους υπόλοιπους που κάνουν το “τυπικό και συνηθισμένο”; Να κεντρίσεις το ενδιαφέρον και την προσοχή του κοινού σου, ώστε να μην βαρεθεί, ή να αποσπάσεις τα καλύτερα λόγια; Αν η απάντηση σου είναι “ναι” στα πιο πάνω ερωτήματα, τότε τα εναλλακτικά προγράμματα παρουσίασης που θα σου προτείνω πιο κάτω σε ενδιαφέρουν απόλυτα, για φανταστικές παρουσιάσεις, και τις καλύτερες εντυπώσεις από το κοινό σου!
1. Δημιουργία παρουσίασης με τα Google Slides
2. Δημιουργία παρουσίασης με το Prezi
3. Δημιουργία παρουσιάσεων με το Canva
Λογισμικά παρουσιάσεων και Τεχνητή Νοημοσύνη
Τι είναι πάλι αυτά;
Αν και το Prezi και το Canva στηρίζουν πλέον τη δημιουργία των παρουσιάσεων στην Τεχνητή Νοημοσύνη, αλλά πρέπει να δώσεις εσύ το υλικό, υπάρχουν και ... καθαρόαιμα λογισμικά που απλά τους λες τι θέλεις να κάνεις!
To TOME είναι επίσης ένα εργαλείο παρουσιάσεων που λειτουργεί με τη χρήση τεχνητής νοημοσύνης. Χρησιμοποιεί τη φυσική γλώσσα και τη μηχανική μάθηση για να βοηθήσει τους χρήστες να δημιουργήσουν και να παρουσιάσουν τις παρουσιάσεις τους με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα.
Το TOME μπορεί να δημιουργήσει μια παρουσίαση από την αρχή, αρκεί να του πεις το θέμα, αλλά αναλύει επίσης το περιεχόμενο μιας παρουσίασης και να παρέχει προτάσεις για βελτίωσή της, συμπεριλαμβανομένων προτάσεων για καλύτερη επιλογή λέξεων, πιο σαφείς εξηγήσεις και πιο αποτελεσματική παρουσίαση.
Το Beautiful.ai είναι και αυτό ένα AI-powered εργαλείο παρουσιάσεων που στοχεύει στη δημιουργία εντυπωσιακών και επαγγελματικών παρουσιάσεων με ελάχιστη προσπάθεια από τον χρήστη. Έχει μια ευρεία γκάμα προ-σχεδιασμένων διαφανειών, θεμάτων και στοιχείων σχεδιασμού που μπορούν να εφαρμοστούν αυτόματα στις παρουσιάσεις σας.
Το Beautiful.ai χρησιμοποιεί την τεχνητή νοημοσύνη για να αναλύει το περιεχόμενο που εισάγετε και να προσφέρει ευφυείς συμβουλές για τη διάταξη, τον σχεδιασμό και την οπτική παρουσίαση των διαφανειών. Μπορεί να προσαρμοστεί αυτόματα στο χώρο του κειμένου και των εικόνων, να προσθέσει κατάλληλα γραφήματα και διαγράμματα, και να προτείνει καλύτερες επιλογές σχεδιασμού για να βελτιώσει την οπτική απεικόνιση.
Οι απόψεις για το Beautiful.ai διαφέρουν ανάμεσα στους χρήστες.
- Ορισμένοι χρήστες εκτιμούν την ευκολία χρήσης, την ευφυή αναλυτική και τις προ-σχεδιασμένες δυνατότητες σχεδιασμού που προσφέρει το Beautiful.ai. Αναφέρουν ότι το εργαλείο τους βοηθά να δημιουργήσουν επαγγελματικές παρουσιάσεις με ελάχιστη προσπάθεια.
- Από την άλλη πλευρά, ορισμένοι χρήστες εκφράζουν κριτική για τον περιορισμένο βαθμό προσαρμογής και ευελιξίας στον σχεδιασμό των παρουσιάσεων. Κάποιοι ενδέχεται να θέλουν μεγαλύτερο έλεγχο και επεξεργασία των στοιχείων της παρουσίασης από ό,τι προσφέρει το Beautiful.ai. Συνολικά, η εμπειρία χρήσης του Beautiful.ai εξαρτάται από τις ανάγκες και τις προτιμήσεις του κάθε χρήστη.
Με τα παραπάνω εργαλεία που χρησιμοποιούν τεχνητή νοημοσύνη, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν πιο εντυπωσιακές παρουσιάσεις και γραφικά, ενώ επωφελούνται από την αυξημένη ευκολία και αποτελεσματικότητα που παρέχει η τεχνητή νοημοσύνη.
Βελτιώστε τις παρουσιάσεις του PowerPoint
Οι παρουσιάσεις σας στερούνται αυτό το επιπλέον κάτι; Θέλετε να αιχμαλωτίσετε το κοινό σας και να κάνετε τις διαφάνειες σας οπτικά ελκυστικές; Εδώ, θα βρείτε τέσσερις συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint και να τις πάτε στο επόμενο επίπεδο.
Από τις ιδέες σχεδίασης έως την προσθήκη εικόνων, εικονιδίων και SmartArt, την αλλαγή χρωμάτων θέματος και την προσθήκη γραφημάτων, αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε εντυπωσιακές σειρές διαφανειών που θα κάνουν την καλύτερη εντύπωση στον προϊστάμενό σας και στο κοινό του.
1. Ιδέες σχεδίασης - Αφήστε την τεχνητή νοημοσύνη να λειτουργήσει για εσάς
Οι ιδέες σχεδίασης είναι μια ισχυρή δυνατότητα διαθέσιμη στο PowerPoint που θα βρείτε στο Office 365. Το συγκεκριμένο λογισμικό χρησιμοποιεί την τεχνητή νοημοσύνη για να σας προσφέρει εκπληκτικά σχέδια και προτάσεις σχεδίασης για τις διαφάνειες σας.
Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε ιδέες σχεδίασης του PowerPoint 365, μεταβείτε στην κορδέλα Σχεδίαση και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδέες Σχεδίασης στη δεξιά πλευρά. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο εργασιών στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας, προσφέροντάς σας διάφορες προτάσεις για το πώς θα μπορούσε να φαίνεται η διαφάνειά σας.
- Παρακολουθώ ένα μικρό βίντεο για τη χρήση της καρτέλας Design https://www.youtube.com/watch?v=2UWqZrmI_7o&ab_channel=MikeTholfsen
ή ένα πλήρες tutorial https://www.youtube.com/watch?v=vCiuBCIBABo&ab_channel=KevinStratvert
- Σχετικό άρθρο: https://www.unitemps.com/career-advice/how-to-improve-your-presentation-skills/
Οι ιδέες σχεδίασης λειτουργούν επίσης με εικόνες, προσφέροντας προτάσεις για τη διάταξη της διαφάνειας με βάση την εικόνα που έχετε προσθέσει. Απλώς κάντε κλικ στο σχέδιο που σας αρέσει και το PowerPoint θα ενημερώσει αυτόματα τη διαφάνειά σας με το νέο σχέδιο. Είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να μεταμορφώσετε τις διαφάνειες σας και να τις κάνετε οπτικά εντυπωσιακές.
Απαραίτητη προϋπόθεση να έχετε το PowerPoint 365 στον υπολογιστή σας.
2. Εικόνες - Εικονίδια και Γραφικά: Προσθέστε οπτικά στοιχεία στις διαφάνειες σας
Οι εικόνες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προσθέσετε οπτικά στοιχεία στις διαφάνειές σας και να τις κάνετε πιο ελκυστικές. Το PowerPoint διαθέτει μια ενσωματωμένη βιβλιοθήκη εικόνων για εύκολη προσθήκη στις διαφάνειές σας, αλλά μπορείτε να εισάγετε και τις δικές σας. Για να το κάνετε, μεταβείτε στην κορδέλα Εισαγωγή και κάντε κλικ σε μια από τις επιλογές στην ομάδα Απεικονίσεις.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να απεικονίσετε έναν στόχο που να αντιπροσωπεύει την ιδέα της ρύθμισης στόχων, αναζητήστε τον όρο "στόχος" στον πίνακα εικονιδίων και επιλέξτε το εικονίδιο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Το PowerPoint θα προσθέσει αυτόματα το εικονίδιο στη διαφάνειά σας και μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος, να το επαναχρωματίσετε και να το προσαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας, ώστε να υποστηρίζει την ιδέα σας. Τα εικονίδια είναι ένας ευέλικτος και εύκολος τρόπος για να προσθέσετε οπτικό ενδιαφέρον στις διαφάνειές σας και να τις κάνετε πιο ελκυστικές οπτικά.
ΤIP: Τα εικονίδια ή οι εικόνες σε μια παρουσίαση πρέπει να έχουν το ίδιο στυλ
3. Χρώματα θέματος – προσαρμόστε το συνδυασμό χρωμάτων της διαφάνειας σας
Ένας άλλος τρόπος για να βελτιώσετε τις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint είναι να προσαρμόσετε τα χρώματα του θέματος. Το PowerPoint προσφέρει μια ποικιλία ενσωματωμένων συνδυασμών χρωμάτων από τους οποίους μπορείτε να επιλέξετε ή μπορείτε να δημιουργήσετε τον προσαρμοσμένο συνδυασμό χρωμάτων που ταιριάζει με την επωνυμία ή τις προτιμήσεις σχεδίασης. Για να προσαρμόσετε το συνδυασμό χρωμάτων της διαφάνειας σας, μεταβείτε στην κορδέλα Σχεδίαση και κάντε κλικ στην επιλογή Χρώματα.
Αυτό θα ανοίξει ένα μενού για να διαλέξετε ή να δημιουργήσετε τον προσαρμοσμένο συνδυασμό χρωμάτων σας. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε το συνδυασμό χρωμάτων μόνο στην τρέχουσα διαφάνεια ή σε όλες τις διαφάνειες της παρουσίασής σας. Η προσαρμογή των χρωμάτων θέματος δημιουργεί μια συνεκτική και οπτικά ελκυστική εμφάνιση για την παρουσίασή σας, καθιστώντας την πιο προσεγμένη και επαγγελματική.
4. Γραφήματα – Οπτικοποιήστε τα δεδομένα σας
Τα γραφήματα είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την οπτικοποίηση δεδομένων στις παρουσιάσεις σας. Σας βοηθούν να μεταφέρετε πολύπλοκες πληροφορίες απλά και κατανοητά. Το PowerPoint προσφέρει διάφορους τύπους γραφημάτων, όπως γραφήματα γραμμών ράβδων και πίτας. Για να προσθέσετε ένα γράφημα στη διαφάνειά σας, μεταβείτε στην κορδέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Γραφήματα στην ομάδα Απεικονίσεις και επιλέξτε τον τύπο γραφήματος που θέλετε να προσθέσετε.
Μπορείτε να προσαρμόσετε το γράφημα προσθέτοντας δεδομένα αφού προσθέσετε το γράφημα στη διαφάνειά σας.
Συμπέρασμα
Υπάρχουν πολλές επιλογές για να βελτιώσετε τις παρουσιάσεις σας στο PowerPoint. Προχωρώντας με αυτές τις ιδέες κατά νου, γρήγορα θα γίνετε επαγγελματίας στο σχεδιασμό παρουσιάσεων που θα εντυπωσιάζουν τον προϊστάμενό σας, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τους συναδέλφους σας.
Εάν χρειάζεστε βοήθεια για να αποκτήσετε πιο εμπεριστατωμένες γνώσεις σχετικά με το PowerPoint (και άλλες δεξιότητες γραφείου), παρακολουθήστε το σεμινάριο μας Mastering PowerPoint το οποίο θα βρείτε εδώ https://www.interactive-education.gr/plerophorike/mastering-powerpoint.html και το οποίο καλύπτει όλες τις δεξιότητες που χρειάζεστε για μάθετε να δημιουργείτε ξεχωριστές παρουσιάσεις που θα προωθήσουν την καριέρα σας.
Ζητήστε επίσης πρόσβαση στο υλικό μας:
- Μαθαίνω τις Παρουσίες (e-book σε μορφή PDF με χρέωση 18€).
- Τα 5 λάθη των παρουσιάσεων (e-book από το υποστηρικτικό υλικό του μαθήματος Mastering PowerPoint -ΔΩΡΕΑΝ).
- Τα βασικά των παρουσιάσεων (Cheat Sheet από το υποστηρικτικό υλικό του μαθήματος Mastering PowerPoint -ΔΩΡΕΑΝ).
