E-mai netiquette
Γιατί να στείλω ένα ηλεκτρονικό μήνυμα (e-mail); Έχει Μηδενικό Κόστος ΚΑΙ Υψηλή Ταχύτητα Αποστολής/Παραλαβής
Ξέρω να στείλω ένα σωστό e-mail; Ποια είναι τα βασικά λάθη στην αποστολή ενός e-mail;
H σωστή χρήση των Προς, Κοιν. (cc) και Ιδιαίτ. Κοιν. (Bcc) ή Ο σωστός τρόπος να στέλνουμε email σε πολλούς παραλήπτες
Είναι σίγουρο ότι δεν είναι λίγες οι φορές που λάβατε κάποιο email και είδατε στο πεδίο του παραλήπτη να υπάρχουν δεκάδες διευθύνσεις email μαζί με την δικιά σας. Και μπορεί να μην είναι και λίγες οι φορές που στείλατε ένα τέτοιο email.
Μπορεί ο απώτερος στόχος να επιτεύχθηκε. Το email έφτασε στους παραλήπτες του αλλά είναι αυτός ο σωστός, ευγενικός ή ακόμα και νόμιμος τρόπος;
Δυστυχώς όχι.
Η κοινοποίηση ξένων διευθύνσεων email σε τρίτους χωρίς την συγκατάθεση των κατόχων των email είναι παράνομη. Αλλά ακόμα και παράνομη να μην ήταν, σίγουρα δεν είναι ευγενικό. Είναι μια προσωπική πληροφορία που πολλοί μπορεί να μην θέλουν να κοινοποιηθεί σε τρίτους.
Και μπορεί να αναρωτηθείτε:
«Καλά όλα αυτά, αλλά ποια είναι η λύση. Δεν είναι δυνατό να στέλνουμε ένα-ένα τα email όταν έχουμε να τα στείλουμε σε πολλούς παραλήπτες.»
Φυσικά και δεν χρειάζεται να τα στέλνετε ένα-ένα. Υπάρχει ένας πολύ εύκολος τρόπος να στείλετε μαζικά email και να προστατεύσετε ταυτόχρονα τα προσωπικά δεδομένα των παραληπτών σας. Αυτός ο τρόπος είναι η Κρυφή Κοινοποίηση. Υπάρχει σε όλες τις εφαρμογές αλληλογραφίας.
Ακολουθούν 2 παραδείγματα μαζικής αποστολής email: Ένα μέσω του Outlook και ένα μέσω του Gmail.
Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να στείλετε ένα email στους γονείς των μαθητών ενός σχολείου για μια ενημέρωση σχετικά με μια επικείμενη συνάντηση του συλλόγου γονέων.
Gmail, Outlook: Ο εύκολος και ταυτόχρονα Λάθος τρόπος
Οι περισσότεροι, δυστυχώς, θα γράψουν όλες τις διευθύνσεις στο πεδίο Προς και θα στείλουν το μήνυμα. Όταν σταλεί αυτό το μήνυμα ο παραλήπτης θα λάβει ένα μήνυμα που θα περιέχει ΚΑΙ όλες τις διευθύνσεις email των συνπαραληπτών του.
Ας δούμε τώρα τον σωστό τρόπο.
Στο Outlook το κουμπί της κρυφής κοινοποίησης (ή Ιδιαίτερης κοινοποίησης όπως το ονομάζει η Microsoft) είναι κρυμμένο από προεπιλογή. Για αυτό κάνουμε κλικ στο Μενού Επιλογές.
Μπορούμε τώρα να κάνουμε κλικ στο κουμπί Αποστολή για να στείλουμε το μήνυμα. Οι παραλήπτες θα παραλάβουν το μήνυμα μας αλλά όπως φαίνεται και παρακάτω δεν θα βλέπουν τις διευθύνσεις των υπόλοιπων παραληπτών
Αυτός είναι ο σωστός τρόπος!
Με τον τρόπο που περιγράψαμε πιο πάνω μπορούμε πολύ εύκολα να στείλουμε μαζικά email νόμιμα και σεβόμενοι την ιδιωτικότητα των παραληπτών μας.
To άρθρο είναι μέρος των σεμιναρίων Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας και Mastering E-mail
