Τα βασικά προγράμματα
Τι είναι η μηχανογραφημένη λογιστική;
Η δραστηριότητα μιας εταιρείας, ενός οργανισμού, μιας επιχείρησης αποτελείται από τα γεγονότα των οποίων η καταγραφή μας δίνει πληροφορίες. Σήμερα, εξαιτίας της συνεχούς αύξησης του όγκου των εργασιών, υπάρχει και αύξηση των πληροφοριών, άρα και δυσκολία στην παρακολούθηση τους. Η ανάγκη για την γρήγορη και σωστή επεξεργασία τους είναι απαραίτητη ώστε να παίρνονται έγκαιρα και με το μικρότερο κόστος οι απαραίτητες αποφάσεις. Αυτή την ανάγκη ήρθε και κάλυψε η μηχανογράφηση.
Μηχανογράφηση ή μηχανογραφημένη λογιστική είναι η οργάνωση ενός λογιστικού γραφείου με την χρήση υπολογιστή και εξειδικευμένων προγραμμάτων λογιστικής για την επεξεργασία, ανάγνωση, σύγκριση, ενημέρωση, πληροφοριών και την σωστή και εύχρηστη απεικόνιση των αποτελεσμάτων της επεξεργασίας σε μια οθόνη υπολογιστή.
Τα κυριότερα προγράμματα που χρησιμοποιούνται σε ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο είναι τα συστήματα ERP, τα υπολογιστικά φύλλα καθώς μια σειρά από εξειδικευμένα προγράμματα των εταιρειών
SINGULAR LOGIC
EPSILON NET
ALTEC
PROSVASIS
DATA COMMUNICATION
ENTERSOFT
Τι είναι τελικά αυτό το ...ERP;
Στο άκουσμα του όρου ERP, πολλοί φαντάζονται ένα πολύπλοκο και δύσχρηστο σύστημα λογισμικού. Μπορεί κάπως έτσι να ξεκίνησε, αλλά σήμερα, ακόμα και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν ένα σύστημα ERP για να μειώσουν τα λειτουργικά τους έξοδα, να αυξήσουν τα έσοδά τους και γενικά, να διαχειριστούν πιο αποδοτικά όλους τους διαθέσιμους πόρους τους. Είναι ένα πανίσχυρο εργαλείο το οποίο όταν χρησιμοποιείται σωστά σε συνδυασμό με άλλες πηγές πληροφόρησης ή λογισμικά όπως το Excel, μπορεί να οδηγήσει την επιχείρηση σε σημαντική αύξηση των πωλήσεων και ταυτόχρονα σε μείωση του κόστους λειτουργίας της.
Το ακρωνύμιο ERP προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων Enterprise Resource Planning, το οποίο μπορεί να αποδοθεί στα ελληνικά ως «σύστημα επιχειρησιακού σχεδιασμού». Στο internet υπάρχουν αμέτρητες αναλύσεις και επιστημονικά άρθρα για το ERP. Ωστόσο, ο επικρατέστερος ίσως ορισμός είναι πως το ERP είναι ένα σύστημα λογισμικού, το οποίο είναι επιφορτισμένο με το να διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, με απώτερο σκοπό την αύξηση του business performance (Wikipedia ορισμός ERP).
Αυτό επιτυγχάνεται με την ορθολογικότερη οργάνωση και αξιοποίηση δεδομένων και πόρων της επιχείρησης (ανθρώπινου δυναμικού, υλικού, οικονομικών πόρων κ.λπ.).
Τα σύγχρονα ERP έχουν πλέον ενσωματώσει κι άλλες δυνατότητες, όπως διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM), διαχείριση αποθήκης (warehouse management system - WMS), ηλεκτρονική α-νταλλαγή δεδομένων (EDI), ακόμα και συστήματα διαχείριση ποιότητας (Integrated Quality Management – IQM).
Πολλοί συγχέουν τα συστήματα ERP με τα εμπορικά πακέτα λογισμικού (βλέπε πιο πάνω). Ωστόσο, ένα ERP είναι κάτι πολύ παραπάνω από μια λογιστική διαχείριση. Η διαφορά με αυτά είναι ότι ένα ERP επεξεργάζεται και αξιοποιεί όλα τα δεδομένα της επιχείρησης, υποστηρίζοντας όλες τις λειτουργίες της, που μπορεί να εκτείνονται από τις οικονομικές υπηρεσίες και τη διοίκηση ανθρώπινων πόρων, μέχρι την εφοδιαστική αλυσίδα και τις σχέσεις με τους πελάτες. Όλα τα παραπάνω γίνονται εφικτά χάρη στην ενιαία βάση δεδομένων στην οποία καταχωρούνται όλες οι συναλλαγές και τα δεδομένα της επιχείρησης, τα οποία παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο (ή σχεδόν πραγματικό κάποιες φορές).
Υπολογιστικά Φύλλα (Excel για Λογιστές - επίπεδο Expert)
Τα υπολογιστικά φύλλα (spreadsheets) αρχικά σχεδιάστηκαν, για να διευκολύνουν τις λογιστικές πράξεις σε πίνακες με αριθμητικά δεδομένα. Με το πέρασμα των χρόνων εξελίχθηκαν και σήμερα επιτρέπουν τον αποτελεσματικό χειρισμό πινάκων με κάθε είδους δεδομένα, απεικονίσεις δεδομένων και εξαγωγή αναφορών. Σχεδόν σε όλα τα λογιστήρια χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό με το ERP ή άλλα εμπορικά προγράμματα.
Τα λογιστήρια μέχρι πριν λίγα χρόνια λειτουργούσαν με τη συνδρομή πολλών υπαλλήλων που έγραφαν και καταχωρούσαν τα παραστατικά και τις εγγραφές στο χέρι με την χρήση τεραστίων βιβλίων και αριθμομηχανών. Βασικό στοιχείο αποτελούσαν οι άνθρωποι, οι οποίοι από τα χέρια τους περνούσε η λογιστική τέχνη.
Οι εργαζόμενοι έχαναν τον χρόνο τους στο συνεχές γράψιμο και στην ενημέρωση των καταστάσεων, αλλά και στον υπολογισμό συνόλων για να τα μεταφέρουν σε άλλα βιβλία, σε άλλες καταστάσεις κ.ο.κ. Είναι σίγουρο πως η εργασία αυτή σε σύγκριση με τα σημερινά δεδομένα και κοιτώντας τα από την απόσταση του χρόνου, ήταν κάτι αντιπαραγωγικό, και επιδρούσε ανασταλτικά για την απόδοση των εργαζομένων.
Διαφορές ανάμεσα στο χειρόγραφο σύστημα και τη μηχανογράφηση
Συμπερασματικά, οι κυριότερες διαφορές ανάμεσα στο μηχανογραφημένο λογιστήριο σε σχέση με το χειρόγραφο συνοψίζονται στην μείωση του απαιτούμενου χρόνου των εργασιών, στην αποφυγή λαθών, καθώς επίσης και στην αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης.
