Τι είναι η Οργάνωση Γραφείου; Ποιος είναι ο υπεύθυνος;
Τι είναι η Οργάνωση Γραφείου;
Η οργάνωση γραφείου είναι η διευθέτηση της εργασίας, έτσι ώστε οι δραστηριότητες της επιχείρησης να κατανέμονται ορθά μεταξύ του προσωπικού.
Ο υπεύθυνος της γραμματειακής υποστήριξης παρέχει καλά οργανωμένο περιβάλλον εργασίας στον Διευθυντή, δίπλα στον οποίο εργάζεται. Με τη σωστή οργάνωση γραφείου, οι εργασίες της επιχείρησης ή του οργανισμού εκπληρώνονται στα επιθυμητά χρονικά πλαίσια.
Η οργάνωση του γραφείου και η γραμματειακή υποστήριξη παίζουν καίριο ρόλο σε κάθε επιχείρηση ή οργανισμό, αν ληφθεί υπόψη πως το μέσο στέλεχος χάνει 6 εβδομάδες το χρόνο αναζητώντας απαραίτητα έγγραφα στο γραφείο! Το συγκεκριμένο παράδειγμα αποδεικνύει πόσο σημαντική είναι η ολοκληρωμένη διαχείριση και οργάνωση γραφείου με την κατάλληλη γραμματειακή υποστήριξη.
Ο υπεύθυνος αυτής της θέσης, που συνήθως είναι η Γραμματέας Διεύθυνσης, καλείται να παρέχει υψηλού επιπέδου διοικητική υποστήριξη, πέραν της οργάνωσης του γραφείου που αποτελεί μέρος των καθηκόντων της στα πλαίσια της ευρύτερης γραμματειακής υποστήριξης.
Πόσο σημαντική είναι η θέση του Υπεύθυνου Οργάνωσης Γραφείου;
Η σωστή οργάνωση του γραφείου έχει να κάνει κυρίως με το πώς εργάζεται κανείς, αλλά και με το πού εργάζεται. Το γραφείο, ως φυσικός τόπος εκτέλεσης πλείστων καθηκόντων, αποτελεί «σημείο εκκίνησης» για τη λήψη επιτυχημένων αποφάσεων. Επίσης, στο γραφείο οργανώνονται σημαντικά ραντεβού με πελάτες και συμβούλους από τον υπεύθυνο γραμματειακής υποστήριξης. Η αποδοτικότητα αυτών των εργασιών σχετίζονται άμεσα με την οργάνωση του γραφείου.
Εξαιρετικά αποτελεσματικοί άνθρωποι είναι οι οργανωμένοι άνθρωποι.
Η επιτυχημένη γραμματειακή υποστήριξη παρέχει την σωστή οργάνωση του γραφείου, δηλαδή το κλειδί για την υψηλή παραγωγικότητα. Η οργάνωση του γραφείου επιτρέπει στον Διευθυντή ή στο στέλεχος να αποφύγει την υπερφόρτωση με δευτερεύουσες εργασίες και να επικεντρωθεί όσο τον δυνατόν καλύτερα στην δουλειά του.
Ποια είναι τα καθήκοντα του Υπεύθυνου Οργάνωσης Γραφείου;
- Διαβάζει και αναλύει εισερχόμενα μηνύματα, προκειμένου να προσδιορίσει τη σημασία τους.
- Ταξινομεί και διανέμει την εισερχόμενη αλληλογραφία, φαξ και e-mail.
- Οργανώνει, διατηρεί και ανακτά εταιρικά έγγραφα, αρχεία, και εκθέσεις.
- Διευθετεί τα ραντεβού, υποδέχεται τους επισκέπτες και καθορίζει εάν θα πρέπει να δοθεί πρόσβαση σε συγκεκριμένους ανθρώπους.
Ο υπεύθυνος της γραμματειακής υποστήριξης, εκτελεί γενικά καθήκοντα οργάνωσης γραφείου, όπως:
- Παραγγελία αναλώσιμων και βασικές εργασίες λογιστικής.
- Επικοινωνεί και ενημερώνει προϊσταμένους- υφισταμένους τηλεφωνικά, σε e-mail ή με άμεση προσωπική επικοινωνία για ζητήματα που άπτονται της οργάνωσης γραφείου.
- Συντάσσει κείμενα.
- Βρίσκεται σε διαρκή επαφή με το προσωπικό, τους προμηθευτές και τους πελάτες.
- Διατηρεί ημερολόγια και λίστες καθηκόντων.
- Απαντάει τις τηλεφωνικές κλήσεις.
- Ενδέχεται να εκπαιδεύσει ή να επιβλέψει νεοεισερχόμενους στο χώρο της γραμματειακής υποστήριξης ή άλλα μέλη του προσωπικού.
Δεξιότητες Υπεύθυνου Οργάνωσης και Διαχείρισης Γραφείου:
- Εξαιρετικές οργανωτικές ικανότητες στα πλαίσια της οργάνωσης γραφείου.
- Ικανότητα να εργάζεται με αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο.
- Ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας, γραπτής και προφορικής.
- Ικανότητα να εργάζεται τηρώντας τις προθεσμίες.
- Να γνωρίζει και να εφαρμόζει βασικές αρχές time management στη γραμματειακή υποστήριξη.
- Να είναι διπλωματικός, προσαρμοστικός και ευέλικτος.
- Να αποπνέει σιγουριά και σταθερότητα.
- Να είναι διακριτικός και εχέμυθος.
- Να είναι επικοινωνιακός και ικανός να οικοδομήσει καλές σχέσεις με τους πελάτες.
Συνοψίζοντας, μπορεί κάποιος να πει με βεβαιότητα ότι το σωστό άτομο με τις κατάλληλες δεξιότητες και οργάνωση, στο γραφείο, μπορεί να αυξήσει σημαντικότατα την απόδοση όλων των στελεχών και ειδικά των διευθυντών.
Καταφέρνοντας να μειώσει την απασχόληση του διευθυντή από τα δευτερεύοντα θέματα και τις μικρές καθημερινές έγνοιες, αυξάνει την απόδοση του διευθυντή και της εταιρείας ολόκληρης. Είναι ίσως η θέση κλειδί για μεγάλες αποδόσεις σε μια μικρομεσαία επιχείρηση.
Το άρθρο είναι μέρος της 2ης ενότητας όλων των επιπέδων του Σεμιναρίου Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματειακής Υποστήριξης.
Διαβάστε επίσης
- Tεχνική Pomodoro VS Τεχνική Flowmodoro
- Γιατί πρέπει να παρακολουθήσετε το Βασικό σεμινάριό μας για το Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας;
- Η διαχείριση του ημερολογίου της Γραμματέως και του Διευθυντή της
- Αποθηκάριος: Καθήκοντα και απαιτήσεις θέσης
- Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας - Logistics
