Προσαρμογή στους νέους ρόλους και τις απαιτήσεις της ψηφιακής εποχής
Στη σημερινή ψηφιακή εποχή με τους γρήγορους ρυθμούς, ο ρόλος της γραμματέως έχει αλλάξει σημαντικά. Παραδοσιακά οι Γραμματείς (άνδρες ή γυναίκες) αντιμετωπίζονταν ως διοικητικοί βοηθοί υπεύθυνοι για καθήκοντα όπως η διαχείριση του γραφείου, η αλληλογραφία ή η υποδοχή τηλεφωνικών κλήσεων. Στις μέρες μας οι σύγχρονοι γραμματείς διαδραματίζουν πλέον έναν δυναμικό και πολυδιάστατο ρόλο στο πλαίσιο των εταιρειών στις οποίες εργάζονται.
1. Γνώστες της τεχνολογίας
Οι σύγχρονες γραμματείς είναι γνώστες της τεχνολογίας και του συνόλου του ψηφιακού τοπίου. Έχουν αγκαλιάσει μια πληθώρα ψηφιακών εργαλείων και πλατφορμών, από λύσεις αποθήκευσης που βασίζονται στο σύννεφο έως λογισμικά εικονικών συσκέψεων. Αυτοί οι επαγγελματίες οργανώνουν και διαχειρίζονται αποτελεσματικά ψηφιακά αρχεία, εξασφαλίζοντας εύκολη πρόσβαση και έλεγχο των νεότερων εκδόσεων σε όλα τα στελέχη της εταιρείας που έχουν τις σχετικές άδειες πρόσβασης.
2. Ειδικοί στην οργάνωση meetings και εκδηλώσεων.
Με την άνοδο της απομακρυσμένης εργασίας και της εικονικής συνεργασίας, οι γραμματείς έχουν μετατραπεί σε ειδικούς για την οργάνωση e-συναντήσεων. Συντονίζουν επιδέξια εικονικές συσκέψεις σε διαφορετικές ζώνες ώρας, χειρίζονται πλατφόρμες τηλεδιάσκεψης και διανέμουν ψηφιακές ατζέντες και σημειώσεις συσκέψεων, διατηρώντας τις ομάδες συνδεδεμένες και ενημερωμένες.
3. Μάγοι της οργάνωσης ταξιδίων
Οι γραμματείς έχουν επίσης αναλάβει το ρόλο των ταξιδιωτικών πρακτόρων, είτε πρόκειται για τον προγραμματισμό συνεδρίων είτε για την οργάνωση προσωπικών επαγγελματικών ταξιδιών. Ενημερώνονται για τους ταξιδιωτικούς περιορισμούς, κανονίζουν καταλύματα και εξασφαλίζουν ομαλή μεταφορά, καθιστώντας τα επαγγελματικά ταξίδια παιχνιδάκι.
4. Ε-mail Ninjas
Η αποτελεσματική διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί χαρακτηριστικό γνώρισμα των σύγχρονων γραμματέων. Φιλτράρουν και ιεραρχούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναπτύσσουν αυτοματοποιημένες απαντήσεις όταν είναι απαραίτητο και διατηρούν καλά οργανωμένα εισερχόμενα. Αυτό διασφαλίζει ότι η κρίσιμη επικοινωνία δεν θάβεται κάτω από μια θάλασσα μηνυμάτων.
5. Από Γραμματέας, ειδικός Επικοινωνίας
Οι γραμματείς αποτελούν πλέον αναπόσπαστο μέρος της εταιρικής επικοινωνίας. Βοηθούν τόσο στις εσωτερικές όσο και στις εξωτερικές προσπάθειες επικοινωνίας, συνεργάζονται για τη δημιουργία ελκυστικού περιεχομένου κοινωνικών μέσων και παρακολουθούν ακόμη και την online φήμη της εταιρείας. Ο ρόλος τους εκτείνεται πέρα από τη γραφειοκρατία για τη διαμόρφωση της ψηφιακής εικόνας της εταιρείας.
Συμπερασματικά, ο ρόλος των γραμματέων έχει εξελιχθεί σε ένα πολυδιάστατο επαγγελματία γνώστη της τεχνολογίας. Αυτοί οι επαγγελματίες είναι απαραίτητοι στην ψηφιακή εποχή, συμβάλλοντας σημαντικά στην αποδοτικότητα και την αποτελεσματικότητα των οργανισμών. Αγκαλιάζοντας την τεχνολογία, τελειοποιώντας την επικοινωνία και προσαρμοζόμενοι σε νέες ευθύνες, οι σύγχρονοι γραμματείς είναι οι αφανείς ήρωες πίσω από τα παρασκήνια, διασφαλίζοντας ότι οι επιχειρήσεις στις οποίες εργάζονται ευδοκιμούν στον ολοένα αναπτυσσόμενο ψηφιακό κόσμο.
-----------
Το κείμενο είναι τμήμα της εισαγωγής της ομάδας mini on line σεμιναρίων και e-books στα Ελληνικά και τα Αγγλικά, που σκοπό έχουν να βοηθήσουν τις γραμματείς να ανταποκριθούν στα σημερινά απαιτητικά τους καθήκοντα. Κάθε mini seminar ή e-book προσφέρεται και μεμονωμένο.
Για την Interactive Education
Maria Zappa-Kasapidi
