Συγκεντρώσου στα σημαντικά, διαχειρίσου τον χρόνο σου σωστά και γίνε πιο παραγωγικός.
Θέλετε να μάθετε να διαχειρίζεστε σωστά το χρόνο σας; Να τελειώνετε τις δουλειές σας χωρίς άγχος;
Διαβάστε εδώ τις συμβουλές που δίνουν οι περισσότεροι ειδικοί καριέρας για να γίνετε πιο παραγωγικοί και να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας καλύτερα.
1. Προγραμματίστε από την προηγούμενη νύχτα
Πριν πάω για ύπνο, πάντα βρίσκω χρόνο να προετοιμαστώ για την επόμενη μέρα. Βλέπω το πρόγραμμα μου και τι ραντεβού ή προθεσμίες έχω για εκείνη την ημέρα. Προετοιμάζω την καφετιέρα για το πρωί και καμιά φορά φτιάχνω και μια λίστα με υποχρεώσεις που θα έχω. Ακόμα και λίγος προγραμματισμός μπορεί να φτιάξει όλη την ημέρα.
(Μάρκος Γιάκομπερ, CEO του Life Hacks Wealth)
2. Ξυπνήστε νωρίτερα
Όταν ξυπνάτε νωρίς έχετε περισσότερο χρόνο να σχεδιάσετε και να οργανωθείτε για την ημέρα που ξεκινά. Το να ολοκληρώνετε τις υποχρεώσεις που έχετε στη λίστα σας νωρίς, απελευθερώνει περισσότερο χρόνο αργότερα στην ημέρα που μπορείτε να τον διαθέσετε όπως θέλετε. Μέχρι να φτάσω στο γραφείο στις 7.30 θα έχω ήδη κοιτάξει το πρόγραμμα της ημέρας, θα έχω πάρει τον καφέ μου και θα έχω κάνει και την γυμναστική μου.
(Μπεν Γκολντ, Πρόεδρο της QuickBridge)
3. Βρείτε τον στόχο σας
Αποφασίστε ποιος θα είναι ο βασικός σας στόχος μακροπρόθεσμα. Ο βασικός λόγος που οι άνθρωποι χάνουν την αίσθηση του χρόνου και της ημέρας είναι επειδή δεν έχουν ξεκάθαρους στόχους. Οπότε αν κάτι εμφανιστεί στο γραφείο σας που δεν έχει σχέση με τον στόχο που έχετε θέσει, να είστε σίγουρος και να πείτε πως δεν θέλετε να ασχοληθείτε με αυτό και προτείνετε να το δώσουν το πρότζεκτ σε κάποιον άλλον υπάλληλο.
(Τομ Μάρι, πρώην Διευθ. Σύμβουλος της Calvin Klein)
4. Διαλέξτε 3-5 πράγματα να κάνετε από την λίστα των υποχρεώσεών σας
Αυτό το οποίο πάντα πιστεύω ότι είναι καλή πρόταση και πάντα το προτείνω στους άλλους είναι μια απλή λίστα με το τι έχετε να κάνετε, αλλά φροντίστε να μην είναι πολύ μεγάλη. Μετά επιλέξτε τρία με πέντε από αυτά που θα μπορείτε να πραγματοποιείται κάθε μέρα. Θα παραμένετε παραγωγικοί χωρίς να νιώθετε πως σας πνίγουν οι υποχρεώσεις.
(Μπρι Ρέινολτς, ειδικός καριέρας στη FlexJobs).
5. Να έχετε λίστες με χρώματα
Έχω πολλές λίστες με χρωματικές ενδείξεις στη Google, που ταιριάζουν υπέροχα με το κινητό και το λαπτοπ μου. Είναι εξαιρετικός τρόπος για να οργανώνετε τυχαίες λίστες υποχρεώσεων, όπως τα ραντεβού που πρέπει να κάνω οπωσδήποτε, ιδέες για να γράψω κάποιο θέμα ή υπηρεσίες και εφαρμογές που θέλω να τσεκάρω αργότερα. Το μυστικό; Είναι πολύ ωραίο το συναίσθημα όταν μπορείς να διαγράψεις μια ολοκληρωμένη λίστα.
(Κάρεν Γουικρ, υπεύθυνη σύνταξης σε Google και Twitter)
Σημ. Για τη δημιουργία λίστα και σημειώσεων χρησιμοποίησε το Google keep http://bit.ly/3ebUS9C
6. Δημιουργήστε ένα ημερολογιακό σύστημα που σας ταιριάζει
Δημιουργήστε ένα σύστημα με το ημερολόγιο που να σας ταιριάζει και έπειτα χρησιμοποιήστε και ελέγχετε το αρκετές φορές κατά την διάρκεια της ημέρας. Είναι αδύνατον να παραμείνετε οργανωμένος και να έχετε κορυφαία επίδοση αν δεν είστε σίγουρος για την ημερομηνία, την ώρα και το μέρος των υποχρεώσεών και προθεσμιών που έχετε. Όπως λέει και το παλιό ρητό «Αν αποτύχεις να σχεδιάσεις, τότε σχεδιάζεις να αποτύχεις».
(Τιγκ Σίμονσιτς, προπονητής καριέρας και ζωής)
Σημ1. Για τη δημιουργία ημερολογίων χρησιμοποίησε το Google Calendar ή τα ημερολόγια των εφαρμογών ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε (Outlook, GMail)
Σημ.2 Time Tracking Software
7. Βάλτε προτεραιότητες
Φτιάξτε μια λίστα με όλους τους στόχους και τις υποχρεώσεις και μετά αξιολογήστε τα. Έπειτα αποφασίστε τους στόχους της ημέρας βάσει της λίστας και κάντε αυτό που φαίνεται πιο δύσκολο από όλα και χρονοβόρο, πρώτο. Όπως είχε πει κάποτε και ο Μαρκ Τουέειν «Αν είναι η δουλειά σου να τρως βάτραχο, καλό είναι να το κάνεις το πρωί. Αν είναι η δουλειά σου να τρως δυο βατράχους, τότε φάε καλύτερα πρώτα τον μεγαλύτερο». (Τομ Μάρι, πρώην Διευθ. Σύμβουλος της Calvin Klein)
Σημ. Μάθε να βάζεις προτεραιότητες στους στόχους σου με το “Eisenhower Box” https://jamesclear.com/eisenhower-box
“Το μυστικό για να διαχειρίζεσαι σωστά τον χρόνο σου είναι να συγκεντρώνεσαι στα σημαντικά και όχι στα επείγοντα” – Oliver Emberton
8. Να «σπάσετε» σε μικρότερα βήματα τις υποχρεώσεις που έχετε
Μοιράστε τους στόχους σας σε μικρότερες καθημερινές δράσεις. Για παράδειγμα μπορεί να έχετε θέσει στόχο να αυξήσετε τις πωλήσεις σας σε ένα συγκεκριμένο νούμερο. Δεν χρειάζεται να γίνει όλο σε μια μέρα ή εβδομάδα. Αποφασίστε να κάνετε μικρότερα βήματα κάθε μέρα και έτσι θα μπορείτε να κάνετε έλεγχο στο τι χρειάζεται να κάνετε σε καθημερινή βάση και έτσι μπορείτε να προγραμματίσετε την ημέρα σας καλύτερα.
(Τομ Μάρι, πρώην Διευθ. Σύμβουλος της Calvin Klein)
9. Άφηστε χρόνο για να απαντήσετε τα emails
Η παραγωγικότητα απαιτεί συγκέντρωση, οπότε διαθέστε χρόνο για να απαντήσετε τα email σας. Αν απαντάτε κάθε email την ώρα που σας έρχεται τότε δεν θα έχετε χρόνο για να κάνετε τίποτα άλλο. Φροντίστε να απαντάτε τα email σε συγκεκριμένες στιγμές στην ημέρα και θα δείτε μεγάλη διαφορά στο πόσο παραγωγικοί θα είστε.
(Σάρα Μπλις, συγγραφέας και συντάκτρια στους New York Times)
10. Περιορίστε τους αντιπερισπασμούς
Περιορίστε τους αντιπερισπασμούς ώστε να μείνετε συγκεντρωμένος στη δουλειά που έχετε μπροστά σας. Αυτό σημαίνει πως δεν μειώνετε απλά τον χρόνο σας στα social media, αλλά επίσης δεν κάνετε και συζητήσεις των 15 λεπτών με τους συναδέλφους στη κουζίνα, καθώς σας κωλυσιεργούν. Αν χρειαστεί κλείστε και την πόρτα του γραφείου σας, ώστε να εμποδίσετε τους άλλους να σας αποσπάσουν την προσοχή με μια συζήτηση.
(Τιγκ Σίμονσιτς, προπονητής καριέρας και ζωής)
11. Να κάνετε μικρά διαλείμματα μέσα στην ημέρα
Ενθαρρύνω τους πελάτες μου να κάνουν μικρά διαλείμματα καθ’ όλη την διάρκεια της ημέρας για να αποφύγουν να νιώσουν «καμμένοι». Η αγαπημένη μου στρατηγική είναι η Τεχνική Πομοντόρο, που σημαίνει να έχετε ένα χρονόμετρο, ώστε να κάνετε μικρά διαλείμματα των πέντε λεπτών ανάμεσα σε μεγαλύτερες χρονικές περιόδους δουλειάς 25 λεπτών τουλάχιστον.
(Τιγκ Σίμονσιτς, προπονητής καριέρας και ζωής)
Μάθε για την Τεχνική Πομοντόρο http://bit.ly/3efutI7
12. Κάντε αποτοξίνωση από τα email
Συνήθιζα να λαμβάνω τόσα ανεπιθύμητα mail, ειδοποιήσεις και ενημερώσεις. Το να διαγράψεις ένα mail μπορεί να παίρνει μόλις ένα χιλιοστό του δευτερολέπτου, αλλά όπως ξέρουν όλοι όσοι καινοτομούν, ο χρόνος είναι πολύτιμος και η ενέργεια του μυαλού μας μπορεί να χρησιμοποιηθεί καλύτερα αλλού. Έκανα μια αποτοξίνωση από τα mail μου και διέγραψα τον λογαριασμό μου από ανεπιθύμητες λίστες και τώρα λαμβάνω μόνο τα σημαντικά.
(Μάρκος Γιάκομπερ, CEO του Life Hacks Wealth)
13. Ακούστε μουσική χωρίς λόγια
Ακούγοντας μουσική χωρίς στίχους, που μπορεί να είναι από πιάνο μέχρι κομμάτια από αγαπημένες σας ταινίας, θα ανακαλύψετε πως μέσω της μουσικής μπορείτε να συγχρονιστείτε με τον πλανήτη και την ενέργεια του. Αφού απομονωθείτε πνευματικά, έπειτα μπορείτε να συγκεντρωθείτε και να αρχίσετε να κάνετε όσα έχετε στη λίστα με τις υποχρεώσεις της ημέρας, αφού θα έχετε πάρει τον χρόνο σας να διώξετε το άγχος.
(Σάρα Στόρνταρντ, ειδική σε θέματα καριέρας στη Glassdoor)
14.Καμιά φορά να δουλεύετε από απόσταση
Ένας τρόπος για να είστε πιο παραγωγικοί είναι να μπορείτε να διαχειριστείτε τον χρόνο στη δουλειά πιο ευέλικτα. Για παράδειγμα το 65% των εργαζομένων δηλώνουν πως θα ήταν πιο παραγωγικοί αν δούλευαν από το σπίτι, καθώς θεωρούν πως θα ήταν πιο συγκεντρωμένοι και λιγότερο αγχωμένοι από τις μετακινήσεις. Ζητήστε από τον εργοδότη σας αν μπορείτε να δουλεύετε κατά καιρούς από το σπίτι σας, ώστε να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας.
(Μπρι Ρέινολτς, ειδικός καριέρας στη FlexJobs)
Το άρθρο είναι απόσπασμα από την ενότητα Time Management του σεμιναρίου Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας (Επίπεδο 3 - Advanced)
Διαβάστε επίσης
- Tεχνική Pomodoro VS Τεχνική Flowmodoro
- Γιατί πρέπει να παρακολουθήσετε το Βασικό σεμινάριό μας για το Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας;
- Η διαχείριση του ημερολογίου της Γραμματέως και του Διευθυντή της
- Αποθηκάριος: Καθήκοντα και απαιτήσεις θέσης
- Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας - Logistics
