Πιστοποιημένος Υπάλληλος Γραφείου

Front ή Back Office - Το πλήρες πρόγραμμα 3 μηνών

Στην ελληνική αγορά εργασίας, ο όρος Υπάλληλος Γραφείου αναφέρεται σε μια πολύ ευρεία κατηγορία εργαζομένων με διαφορετικά εκπαιδευτικά επίπεδα, γνώσεις, προσόντα, δεξιότητες, καθήκοντα και εργασιακές ευθύνες, που προκύπτουν από τη θέση στην οποία εργάζονται και μπορεί να είναι στους χώρους της διοίκησης (γραφεία) επιχειρήσεων ή οργανισμών, σε θέσεις Front Office (υποδοχή, γενικά καθήκοντα) ή Back Office (διοικητική υποστήριξη).

Περιγραφή θέσεων εργασίας

1. Υπάλληλος Front Office

Διαχειρίζεται τον χώρο υποδοχής σε καθημερινή βάση και διεκπεραιώνει διάφορες διοικητικές και εργασίες.
Ως Υπάλληλος Υποδοχής είναι το πρώτο σημείο επαφής του πελάτη με την εταιρεία.

Τα καθήκοντα του Υπαλλήλου που εργάζεται στην Υποδοχή περιλαμβάνουν εκτός από την Εξυπηρέτηση πελατών και την παροχή διοικητικής υποστήριξης σε ολόκληρο τον οργανισμό, κάτι που απαιτεί πολύ καλή γνώση του MS Office. Επίσης o υπάλληλος γραφείου που εργάζεται Front Office

Υποδέχεται καλεσμένους και τα άτομα που επισκέπτονται την επιχείρηση.

Συντονίζει τις δραστηριότητες του χώρου υποδοχής, συμπεριλαμβανομένης της διανομής αλληλογραφίας και της υποδοχής και ανακατεύθυνσης τηλεφωνικών κλήσεων.

Για να είναι επιτυχημένος ένας Υπάλληλος Υποδοχής, θα πρέπει να διαθέτει ευχάριστη προσωπικότητα καθώς πρόκειται επίσης για θέση εξυπηρέτησης πελατών. Θα πρέπει, επίσης, να μπορεί να διαχειρίζεται επείγουσες καταστάσεις έγκαιρα και με αποτελεσματικό τρόπο ενώ θα δρομολογείτε ταυτόχρονα τις λειτουργίες του γραφείου. Τέλος, τα καθήκοντα και οι αρμοδιότητες ενός Υπαλλήλου Υποδοχής είναι η διασφάλιση θετικής υποδοχής των καλεσμένων στο χώρο υποδοχής και η εκτέλεση όλων των διοικητικών εργασιών σύμφωνα με τα ανώτατα πρότυπα ποιότητας.

1.1 Αρμοδιότητες Υπαλλήλων Γραφείου (Front Office)

Διαχείριση Γραφείου - Καθήκοντα και υποχρεώσεις υπαλλήλου γραφείου.
Χαιρετισμός και υποδοχή καλεσμένων κατά την είσοδό τους στα γραφεία.
Καθοδήγηση επισκεπτών στο κατάλληλο άτομο και γραφείο.
Απάντηση, διαλογή και προώθηση εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων.
Διατήρηση του χώρου υποδοχής τακτοποιημένου και εμφανίσιμου, με πληρότητα σε απαραίτητη γραφική ύλη (π.χ. στυλό, έντυπα και φυλλάδια).
Παροχή βασικών και επακριβών πληροφοριών αυτοπροσώπως και μέσω τηλεφώνου/email.
Λήψη, ταξινόμηση, πρωτοκόλληση και διανομή αλληλογραφίας/παραδόσεων.
Διατήρηση της ασφάλειας του γραφείου ακολουθώντας διαδικασίες ασφαλείας και ελέγχοντας την πρόσβαση μέσω του γραφείου υποδοχής (παρακολούθηση ημερολογίου και βιβλίου ταυτοτήτων επισκεπτών αν υπάρχει).
Παραγγελία προμηθειών γραφείου υποδοχής και τήρηση αρχείου αποθεμάτων.
Τήρηση ενημερωμένου αρχείου εξόδων και δαπανών γραφείου (petty cash).

Προτεινόμενα σεμινάρια:

1. Γραμματέας Βασικό Επίπεδο - Κόστος 190€ - Δεν περιλαμβάνεται η προαιρετική πιστοποίηση κόστους 120€

2. Εκμάθηση του CRM της Soft1 - Κόστος εκμάθησης 60€ - Παρέχεται δωρεάν Βεβαίωση Παρακολούθησης.

3. Πληροφορική Βασικό επίπεδο - Κόστος από 120€ (Εκμάθηση και πιστοποίηση)

4. Τυφλό Σύστημα Πληκτρολόγησης - Κόστος εκμάθησης 50€- Κόστος προαιρετικής πιστοποίησης 50€ / ανά γλώσσα

Τα σεμινάρια προσφέρονται μεμονωμένα μέσω ασύγχρονης τηλεκατάρτισης. Σε περίπτωση που επιλεγούν τουλάχιστον 3 σεμινάρια (εκμάθηση και πιστοποίηση) προσφέρονται έκπτωση 10% και 3 δόσεις.

2. Υπάλληλος Βack Οffice

Εργάζεται στο τμήμα μιας εταιρείας που αποτελείται από διοικητικό και υποστηρικτικό προσωπικό, το οποίο δεν έρχεται σε επαφή με τον πελάτη.
Οι λειτουργίες του back-office περιλαμβάνουν τα καθήκοντα που έχει μια Γραμματέας (επίπεδο Essential), τις βασικές λειτουργίες του λογιστηρίου πχ καταχωρήσεις, χειρισμό προγραμμάτων όπως το ERP και πολλές φορές την ενασχόληση με τους Δημόσιους Διαγωνισμούς.

2.1 Αρμοδιότητες Υπαλλήλων Γραφείου (Back office)

Όλα τα καθήκοντα μιας Γραμματέως Διεύθυνσης και ενός Λογιστηρίου χωρίς το λογιστικό κομμάτι.
Χρήση λογισμικών Εμπορικής Διαχείρισης (ERP) και Επικοινωνίας (CRM) για την ενημέρωση ημερολογίων και τον προγραμματισμό συναντήσεων. Διαφορετικά άριστη χρήση του MS Outlook.
Προγραμματισμός ταξιδίων και διαμονής, και προετοιμασία σχετικών δελτίων.
Διεκπεραίωση άλλων υπαλληλικών καθηκόντων όπως αρχειοθέτηση, φωτοτυπίες, απομαγνητοφωνήσεις και αποστολή e-mail.

Απαιτήσεις θέσεων (απαιτούμενες δεξιότητες)

Ως υπάλληλος γραφείου, χρειάζεται να έχετε τις παρακάτω δεξιότητες:
Επικοινωνία και διαπροσωπικές δεξιότητες: Πρέπει να μπορείτε να επικοινωνείτε με άλλους ανθρώπους εύκολα και αποτελεσματικά, να έχετε καλές δεξιότητες συνεργασίας και να είστε ευγενικός και εξυπηρετικός στους πελάτες.
Διαχείριση του χρόνου: Πρέπει να μπορείτε να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας αποτελεσματικά, να είστε οργανωμένος και να μπορείτε να αντιμετωπίζετε πολλές διαφορετικές εργασίες ταυτόχρονα.
Τεχνικές δεξιότητες: Πρέπει να έχετε καλές γνώσεις χρήσης υπολογιστών, λογισμικού γραφείου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Διαχείριση εγγράφων: Πρέπει να μπορείτε να διαχειρίζεστε εγγράφων και αρχεία, να τα ταξινομείτε και να τα αποθηκεύετε με ακρίβεια.
Οργάνωση εργασιών: Πρέπει να μπορείτε να διοργανώνετε εργασίες και να κρατάτε τακτική επικοινωνία με τους ανωτέρους σας,
Διορθωτικές δεξιότητες: Πρέπει να μπορείτε να εντοπίζετε και να διορθώνετε τυχόν λάθη ή ατέλειες στα έγγραφα και στις εργασίες σας. Επίλυση προβλημάτων: Πρέπει να μπορείτε να αντιμετωπίζετε και να επιλύετε προβλήματα και προκλήσεις που μπορεί να προκύψουν στη δουλειά σας.

Ευαισθησία στην ασφάλεια: Πρέπει να είστε ευαισθητοποιημένος όσον αφορά την ασφάλεια των δεδομένων και των πληροφοριών του γραφείου σας.
Δημιουργικότητα: Πρέπει να είστε δημιουργικός και να μπορείτε να προτείνετε νέες ιδέες και βελτιώσεις στις εργασίες σας.
Συνέπεια και ακρίβεια: Πρέπει να είστε ακριβής και συνεπής στην εκτέλεση των εργασιών σας, δίνοντας προσοχή στη λεπτομέρεια και ακολουθώντας τις διαδικασίες και τους κανονισμούς του γραφείου σας.

Οι παραπάνω δεξιότητες είναι κρίσιμες για την επιτυχία ενός υπαλλήλου γραφείου και είναι σημαντικό να τις αναπτύξετε και να τις βελτιώσετε στη διάρκεια της καριέρας σας.

Προτεινόμενα σεμινάρια

Υπάλληλος Back Office περιλαμβάνει τα επιμέρους σεμινάριά μας:

Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας Διεύθυνσης (Essential). Από 365€
Προηγμένες (Advanced) Δεξιότητες Πληροφορικής (Ενότητες Word, Excel). Από 120€ / ενότητα
Μηχανογραφημένη Λογιστική (ERP). Από 190€
Συμμετοχή σε Δημόσιους διαγωνισμούς 120€
Τυφλό σύστημα πληκτρολόγησης - Δωρεάν

- Το πρόγραμμα προσφέρεται μέσω σύγχρονης και ασύγχρονης τηλεκατάρτισης ολόκληρο ή τμηματικά και στις τιμές που αναγράφονται δεν συμπεριλαμβάνονται οι προαιρετικές πιστοποιήσεις.

- Σε περίπτωση που επιλεγούν τουλάχιστον 3 σεμινάρια (εκμάθηση και πιστοποίηση) προσφέρονται έκπτωση 10% και 3 δόσεις.

Δείτε το νέο σεμινάριο μας Υπάλληλος Γραφείου σε 15 ώρες!