Ο άνθρωπος πίσω από κάθε επιτυχημένο manager
«Κάθεται στο γραφείο, μιλάει ακατάπαυστα με τις φίλες της στο τηλέφωνο ενώ όταν δεν βαριέται περιποιείται τα μαλλιά και τα νύχια της». «Εχει σέξι εμφάνιση και προκαλεί τον ανδρικό πληθυσμό». Με αυτόν τον τρόπο παρουσιάζονται συνήθως μέσα από ελληνικές και ξένες κινηματογραφικές ταινίες οι γραμματείς. Η πραγματικότητα, ωστόσο, είναι εντελώς διαφορετική….
Για την κ. Νατάσσα Μ……, γενική διευθύντρια επιχείρησης διανομής και παραγωγής οπτικοακουστικών έργων, το καθημερινό της πρόγραμμα είναι ιδιαίτερα φορτωμένο. Συναντήσεις με πελάτες, δουλειά γραφείου, συνομιλίες με συναδέλφους και συνεργάτες. «Οπως είναι λογικό, κάποια στιγμή δεν είναι εύκολο να τα παρακολουθήσεις όλα». Σε αυτό το σημείο, την κατάσταση «σώζει» η Κατερίνα, η βοηθός και γραμματέας της κ. Μ…. «Η παρουσία ενός χαρούμενου ανθρώπου, ενός βοηθού που μοιράζεται το όραμα που έχουμε, που ονειρεύεται μαζί μας και δουλεύει για να δούμε τα όνειρα να γίνονται πραγματικότητα, είναι εξαιρετικά σημαντική. Παράλληλα, η ευφυΐα, το ήθος, η προθυμία να μάθει και να ανακαλύψει, η διακριτικότητα και η δυνατότητα να οσμιστεί τα μηνύματα του ευρύτερου περιβάλλοντος θα πρέπει να είναι βασικά στοιχεία του χαρακτήρα της», λέει η γενική διευθύντρια.
Παρ΄ όλο που οι νέες τεχνολογίες έχουν μπει για τα καλά σε κάθε εργασιακό περιβάλλον, με κίνδυνο πολλές φορές να χάνονται συγκεκριμένες επαγγελματικές θέσεις, όπως επισημαίνουν οι ειδικοί, η γραμματειακή υποστήριξη είναι μία υπηρεσία που οι εργοδότες χρειάζονται. Είναι άλλωστε γεγονός ότι στη χώρα μας, αρκετοί εργοδότες- το 37%- δυσκολεύονται να καλύψουν θέσεις όπως αυτή της γραμματειακής υποστήριξης. Μάλιστα, οι βοηθοί και οι γραμματείς παραμένουν ψηλά στη λίστα με τις πιο δυσεύρετες ειδικότητες στη χώρα μας.
ΠΕΡΙΖΗΤΗΤΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ
Οι βοηθοί και οι γραμματείς είναι ανάμεσα στις πιο περιζήτητες ειδικότητες στη χώρα μας και οι θέσεις τους δεν κινδυνεύουν από τις νέες τεχνολογίες
«Τρίτο χέρι»
Με σπουδές στη δημοσιογραφία αλλά και προϋπηρεσία τεσσάρων ετών στον τομέα της γραμματειακής υποστήριξης αλλά και στη θέση της βοηθού, τα τελευταία πέντε χρόνια η Κατερίνα Ε….. είναι το «δεξί» χέρι της κ. Μ…... «Μάλλον είμαι ένα τρίτο χέρι, αν και πολλές φορές αισθάνομαι ότι πρέπει να είμαι σαν την Ινδή θεά με τα πολλά χέρια για να προλαβαίνω», λέει χαρακτηριστικά η Κατερίνα. Η οργάνωση του καθημερινού προγράμματος των εξωτερικών και εσωτερικών συναντήσεων της διευθύντριάς της αλλά και η συμμετοχή με συγκεκριμένες ευθύνες σε πρότζεκτ είναι μερικές μόνο από τις αρμοδιότητες που αναλαμβάνει.
«Η δουλειά της βοηθού- γραμματέως είναι γεμάτη προκλήσεις και ευκαιρίες. Είναι σίγουρα δύσκολη και χρειάζεται καθημερινή εγρήγορση. Ωστόσο, είναι σημαντικό ο άνθρωπος για τον οποίο εργάζεσαι να είναι ένας άνθρωπος στον οποίο πιστεύεις και τον εμπιστεύεσαι. Κάτι το οποίο γίνεται στη δική μας περίπτωση. Εκτιμώ την πορεία της κ. Μ….., τον τρόπο που λύνει τα προβλήματα, τις αντοχές της αλλά και την επιμονή της», λέει η βοηθός.
Από την πλευρά της η κ. Νατάσσα Μ…… τονίζει ότι η σχέση με τη γραμματέα της είναι σχέση αγάπης και σεβασμού, «είναι ένας από τους ανθρώπους που έχω πιστέψει και γι’ αυτό σταδιακά ύστερα από τρία χρόνια δουλειάς στην εταιρεία ανέλαβε το γραφείο μου. Θαυμάζω το θάρρος και την αντοχή της και στοχεύω στη βελτίωσή της. Είναι ένας άνθρωπος που θα του εμπιστευθώ τα θέματα εργασίας και που δεν θα διστάσω να εκτεθώ και σε μια δύσκολη στιγμή μου, αν και βασική μου αρχή είναι τα προσωπικά θέματα να μην κυκλοφορούν ούτε να ανακυκλώνονται στον χώρο της δουλειάς».
Οπως επισημαίνει η κ. Χριστίνα Δακτυλίδου, διευθύντρια στελέχωσης και επανατοποθέτησης προσωπικού της Αdecco Ελλάδος, ο ρόλος του ή της γραμματέως έχει αλλάξει σημαντικά τα τελευταία χρόνια και περιλαμβάνει μεγαλύτερες ευθύνες απ΄ ό,τι στο παρελθόν. «Οι γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί είναι πολύ καλοί γνώστες της λειτουργίας της εταιρείας, των εκάστοτε τμημάτων και των πελατών. Το γεγονός αυτό προσδίδει πλεονεκτήματα στη θέση, τα οποία με τη σειρά τους αλλάζουν τον “προσωρινό” χαρακτήρα που μπορεί να είχε αρχικά για τον εργαζόμενο».
Συμπληρώνει δε ότι όλες οι υγιείς σχέσεις- κυρίως οι επαγγελματικές- θα πρέπει να βασίζονται στην εμπιστοσύνη. «Στην περίπτωση μάλιστα των γραμματέων η εμπιστοσύνη δεν μπορεί να λείψει σε καμία στιγμή καθώς από τη θέση αυτή ο εργαζόμενος χειρίζεται θέματα που συχνά κρίνουν την καριέρα του διευθυντικού στελέχους αλλά και την πορεία της εταιρείας. Για τον λόγο αυτόν πρέπει ο συγκεκριμένος εργαζόμενος να είναι άτομο της απολύτου εμπιστοσύνης της διοίκησης και φυσικά να γνωρίζει καλά το αντικείμενο εργασίας του».
«Πολύτιμος συνεργάτης»
Σε αναζήτηση γραμματέως είναι ο κ. Βασίλης Ν………, διευθύνων σύμβουλος εταιρείας, η οποία δραστηριοποιείται στον τομέα της ενεργειακής πληροφορικής. Οπως δηλώνει στα «ΝΕΑ», τα προσόντα που πρέπει να έχει δεν σταματούν στη γνώση αγγλικής γλώσσας, μηχανογράφησης και ηλεκτρονικών υπολογιστών. «Πρέπει να είναι κυρίως επαγγελματίας, να είναι ένας άνθρωπος ευέλικτος και κοινωνικός, αφού θα έρχεται σε επαφή με κόσμο. Πάνω απ΄ όλα όμως όποιος καθίσει στη συγκεκριμένη θέση, θα πρέπει να μπορεί να κάνει πολλά πράγματα ταυτόχρονα».
Το καθημερινό πρόγραμμα ενός διευθύνοντος συμβούλου είναι απαιτητικό. «Γι΄ αυτό και χρειάζομαι έναν άνθρωπο, ο οποίος θα γνωρίζει το πρόγραμμά μου, τα θέματα της εταιρείας, αλλά παράλληλα θα μπορεί να μου οργανώσει συναντήσεις, ραντεβού και να μιλήσει με τους συνεργάτες μας. Δεν είναι πάντως τυχαίο αυτό που λένε για τις γραμματείς: «Εάν η γραμματέας λείψει μία μέρα από την εταιρεία, είναι καταστροφή για την επιχείρηση».
Καταλήγει λέγοντας μάλιστα πως «για έναν εργοδότη η γραμματέας του είναι πολύτιμος συνεργάτης, γι΄ αυτό και δεν είναι λίγοι εκείνοι οι οποίοι έχουν συνεργασία με μία βοηθό για πολλά χρόνια, ακόμη και δεκαετίες».
Πηγή: www.tanea.gr - ΡΕΠΟΡΤΑΖ: Εύη Σαλτού
Πώς θα γίνετε και εσείς επιτυχημένη Γραμματέας Διεύθυνσης; Δείτε εδω https://www.interactive-education.gr/epaggelmatike-katartise/seminaria-grammateas.html
