Για καλύτερες και πιο εύκολα διαχειρίσιμες αναφορές
Σύνδεση ERP και Excel: Γιατί είναι απαραίτητο;
Οι ενσωματωμένες αναφορές που συνοδεύουν τα περισσότερα πακέτα λογισμικού ERP είναι σύμφωνα με την άποψη των επαγγελματιών χρηματοδότησης και λογιστικής ανεπαρκείς. Συχνά δεν διαθέτουν τις βασικές πληροφορίες που χρειάζονται οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων. Τα ενσωματωμένα εργαλεία αναφοράς είναι δύσκολο να χρησιμοποιηθούν, απαιτούν εξειδικευμένη τεχνογνωσία και συχνά δεν είναι προσβάσιμα στο οικονομικό και λογιστικό προσωπικό της εταιρείας. Το γενικό συμπέρασμα είναι ότι οι ενσωματωμένες αναφορές δεν προσφέρονται εύκολα για ανάλυση.
Κάθε οικονομική ομάδα φιλοδοξεί να παρέχει σωστές πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση και να απαντήσει άμεσα σε ερωτήσεις από τα διευθυντικά στελέχη. Σε έναν κόσμο όπου οι απαιτήσεις πληροφοριών δεν σταματούν ποτέ, για κάποιους οι αναφορές του ERP μπορεί να είναι εντάξει. Ωστόσο σε ένα ταχέως μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον, οι ομάδες οικονομικών και ανάλυσης χρειάζονται μεγαλύτερη ταχύτητα, ακρίβεια και ευελιξία. Πρέπει να είναι σε θέση να βρουν γρήγορα τις απαντήσεις σε ερωτήσεις που μπορεί να μην είχαν τεθεί ποτέ πριν. Αυτό απαιτεί ένα σύνολο εργαλείων που πρέπει να έχει σχεδιαστεί από την αρχή και να προσαρμόζεται όποτε χρειάζεται.
Excel: Το λογισμικό που επιλέγουν οι επαγγελματίες
Για τους επαγγελματίες των οικονομικών και της λογιστικής, το Excel είναι συχνά το εργαλείο που επιλέγουν για τη διαχείριση, την ανάλυση και την οπτικοποίηση των δεδομένων που προέρχονται από διάφορες πηγές. Είναι λειτουργικά πλούσιο, εξαιρετικά ευέλικτο και οικείο σχεδόν σε όλους στον επιχειρηματικό κόσμο που εργάζονται με αριθμούς.
Η πρόκληση για τις περισσότερες οικονομικές και λογιστικές ομάδες, ωστόσο, είναι ότι υπάρχει ένα σημαντικό χάσμα μεταξύ των συστημάτων λογισμικού που στεγάζουν τα ζωτικά επιχειρηματικά τους δεδομένα και των υπολογιστικών φύλλων όπου κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της ανάλυσής τους. Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι κάποιος πρέπει να εξαγάγει δεδομένα από το σύστημα ERP, να τα αναδιαμορφώσει και να τα επικολλήσει στο Excel. Αυτή είναι μια κουραστική διαδικασία, που συνήθως εκτελείται από κάποιον του οποίου ο χρόνος είναι πολύτιμος και δεν πρέπει να χάνεται σε τέτοιου είδους χειρωνακτικές εργασίες.
Επιπλέον, η διαδικασία αντιγραφής/επικόλλησης συχνά εμφανίζει σφάλματα. Μια τιμή που λείπει από τα δεδομένα προέλευσης, για παράδειγμα, μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την επικόλληση αριθμών σε λάθος γραμμές. Αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να παράγει εσφαλμένα αποτελέσματα, και αυτή η χειροκίνητη διαδικασία πρέπει να επαναλαμβάνεται κάθε φορά που ενημερώνονται οι πληροφορίες στο σύστημα ERP. Διαφορετικά, οι αναλυτές εργάζονται με παλιά δεδομένα και δεν μπορούν να έχουν ακριβή εικόνα για το τι συμβαίνει στην επιχείρηση αυτή τη στιγμή.
Υπάρχει καλύτερος τρόπος; Ναι, συνδέοντας το Excel απευθείας με τις πληροφορίες στο σύστημα ERP (καθώς ή σε οποιοδήποτε άλλο επιχειρηματικό λογισμικό της εταιρείας), οι αναλυτές μπορούν να δημιουργήσουν εξαιρετικά ευέλικτες αναφορές σε πραγματικό χρόνο που ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που καταγράφονται νέα δεδομένα στο σύστημα ERP.
Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας χρησιμοποιεί ως μέση τιμή αποτίμησης τη μέθοδο FIFO και θέλετε να δημιουργήσετε μια προβολή αναφοράς ταμειακών ροών που αντικατοπτρίζει την τρέχουσα κατάσταση των παλαιών απαιτήσεων σας. Με τη δημιουργία προτύπων του Excel κατά την παραμετροποίηση έχετε πρόσβαση σε εξειδικευμένους τύπους ενσωματωμένους απευθείας στο Excel που παρέχουν ενημερωμένες πληροφορίες σχετικά με τα υπόλοιπα των πελατών σας.
Τα εργαλεία αναφοράς που βασίζονται στο Excel μπορούν επίσης να παρέχουν μεγαλύτερη ισχύ και ευελιξία όσον αφορά τις οικονομικές αναφορές. Οι καταστάσεις κερδών και ζημιών, οι ισολογισμοί και οι καταστάσεις ταμειακών ροών είναι ιδιαίτερα δύσκολες εάν εργάζεστε με τυπικά εργαλεία αναφοράς.
Η σύνδεση των 2 εφαρμογών είναι μια σχετικά δύσκολη διαδικασία και γίνεται από τους συμβούλους των εταιρειών κατά τη διαδικασία εγκατάστασης και παραμετροποίησης.
Προσαρμοσμένη αναφορά με έτοιμους τύπους
(Αρχική δημοσίευση 10/6/2022 από τον Mark Pockl (Senior SAP [System Analysis Program] Engineer)
