Γραμματέας μικρής εταιρείας
Οι εταιρείες μικρού μεγέθους συνήθως για τη θέση της γραμματέως/receptionist επιλέγουν έναν υπάλληλο γενικών καθηκόντων.
Αυτό δεν σημαίνει όμως ότι δεν πρέπει να έχει όλες τις απαιτούμενες δεξιότητες. Από το γραφείου του περνούν όλες οι δουλειές της εταιρείας, και γι αυτό δεξιότητες όπως είναι:
– η οργάνωση,
– η κατανόηση των μηνυμάτων και οδηγιών,
– η άριστη χρήση της τεχνολογίας, και
– η αριθμητική/μαθηματική ικανότητα είναι απαραίτητες.
Προτεινόμενο Επίπεδο Σπουδών: Βασικό
Πώς θα γίνω γραμματέας σε μια μικρή ή μεσαίου μεγέθους εταιρεία;
Πρέπει πρώτα να αποκτήσεις τα απαραίτητα προσόντα μέσω της εκπαίδευσης και της πρακτικής άσκησης. Μπορεί η πανεπιστημιακή μόρφωση να μην είναι απαραίτητη, αλλά η πολύ καλή χρήση των προγραμμάτων του Ms Office (Word, Excel, PowerPoint) όπως και η χρήση του Outlook είναι προϋπόθεση για την πρόληψη σε μια τέτοια θέση.
Απαραίτητη θεωρείται και μια ξένη γλώσσα όπως και η ορολογία του αντικειμένου της συγκεκριμένης εταιρείας στην οποία θα στείλεις το βιογραφικό σου.
Αρκετές εταιρείες μετά την πρόσληψη κάνουν κάποια εκπαίδευση στα νέα στελέχη, αλλά αυτός δεν είναι ο κανόνας.
Ενδεικτικά καθήκοντα
Απαιτούμενες δεξιότητες
Εργασιακή Εμπειρία
- Αποστολή εγγράφων μέσω φαξ, email, ταχυδρομείο και ταχυμεταφορές (courier)
- Υποδοχή εισερχομένων κλήσεων.
- Καταγραφή μηνυμάτων πελατών και προώθηση στα αρμόδια τμήματα.
- Κλήση τεχνικών για βλάβες σε κάθε μηχάνημα.
- Πληκτρολόγηση και διόρθωση κειμένων στελεχών.
- Δημιουργία αντιγράφων (σκανάρισμα και εκτύπωση) εγγράφων.
- Παρακολούθηση ποσοτήτων αναλωσίμων και παραγγελίες.
- Κλείσιμο και παρακολούθηση ραντεβού.
- Οργάνωση εκδηλώσεων (αναζήτηση χώρων, catering κλπ)
- Παρακολούθηση λογαριασμών πελατών και έκδοση αποδείξεων και τιμολογίων.
Βέβαια τα καθήκοντα αυτά είναι ενδεικτικά και μπορούν να διαφέρουν από εταιρεία σε εταιρεία.
1. Επικοινωνία
Μια γραμματέας/receptionist πρέπει να μάθει να ακούει (ενεργητική ακρόαση) και να μεταφέρει σωστά τις οδηγίες, τα μηνύματα κλπ.
2. Οργάνωση και επίλυση προβλημάτων
Οι δεξιότητες οργάνωσης είναι απαραίτητες, είτε αυτές αφορούν φυσικά αντικείμενα πχ φακέλους, έγγραφα κλπ, είτε αφορούν το χρόνο της γραμματέως. Η άριστη χρήση των ημερολογίων (φυσικών ή ηλεκτρονικών) είναι απαραίτητο προσόν.
3. Προσοχή στις λεπτομέρειες!
Πολλές από τις εργασίες που θα κληθεί μια γραμματέας/receptionist να φέρει εις πέρας απαιτούν μεγάλη προσοχή σε λεπτομέρειες όπως είναι η καταχώρηση δεδομένων, η τήρηση λογαριασμών, η πληκτρολόγηση εγγράφων κλπ.
Εξαρτάται από τον εργοδότη. Γενικά για μια τέτοια θέση απαιτείται ενός έτους περίπου εμπειρία, αλλά πολύ μεγάλο ρόλο θα παίξει το βιογραφικό και η συνέντευξη.
Αν ο υποψήφιος μπορεί να αποδείξει τα προσόντα του με πτυχία, βεβαιώσεις σεμιναρίων κλπ και έχει το θάρρος να πει στον υποψήφιο εργοδότη «δώστε μου την ευκαιρία να σας αποδείξω ότι είμαι κατάλληλος για τη συγκεκριμένη θέση» μπορεί η δεύτερη συνέντευξη να είναι πιο …πρακτική.
Πχ να του ζητήσουν να γράψει κάποιο κείμενο ή να καταχωρήσει δεδομένα, να στείλει ένα μαιλ, να οργανώσει μια σύσκεψη στο Outlook, αποδεικνύοντας έτσι τις δυνατότητες του.
Επίσης αν η εταιρεία ανήκει σε συγκεκριμένο κλάδο (πχ μεταφορές) ο υποψήφιος πρέπει να γνωρίζει την ορολογία.
Mentoring System
Το Σύστημα Mentoring (υποστήριξης) της Interactive Education προσφέρεται ΔΩΡΕΑΝ στους σπουδαστές της, υλοποιείται μετά την ολοκλήρωση του προγράμματος και βοηθά την υλοποίηση του Προσωπικού σου Σχεδίου Δράσης & Επιτυχίας.
Περιλαμβάνει:
> Έλεγχο βιογραφικού,
> Προτάσεις για πρακτική άσκηση και εργασία,
> Προώθηση των βιογραφικών σε εταιρείες του κλάδου
που σε ενδιαφέρει,
> Προτάσεις συναφών σεμιναρίων.
