Page 16 - Στέλεχος Γραμματειακής Υποστήριξης - Οδηγός Σπουδών

Πιστοποιήσεις Οικονομίας και Διοίκησης (Υπάλληλος Γραφείου/Γραμματέας Διεύθυνσης)

Μέρος 3ο

Διοικητική υποστήριξη της λειτουργίας του γραφείου - Διεύθυνση και λειτουργία γραφείου

3.1 Η γραμματεία και η οργάνωση των υπηρεσιών της

Οργανωτική Διάρθρωση των γραφείων Γραμματείας

Ανάλυση του έργου των επιμέρους τμημάτων
Οργανογράμματα - Χρησιμότητα και σχεδιασμός

3.2 Καθήκοντα και υποχρεώσεις υπαλλήλου γραφείου ως προς τη διεύθυνση και λειτουργεία του γρα-
φείου:

➢ Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη για την υποδοχή και φιλοξενία των επισκεπτών.

➢ Διεκπεραιώνει την επικοινωνία του γραφείου, εξυπηρετεί και συναλλάσσεται με τρίτους.

➢ Εξυπηρετεί και πληροφορεί τους ενδιαφερόμενους που επισκέπτονται το γραφείο του.
➢ Υποδέχεται τα άτομα και καταγράφει τα στοιχεία και τον σκοπό επίσκεψης.

➢ Απαντά σε ερωτήσεις και παρέχει ή επεξηγεί πληροφορίες.

➢ Τηρεί αρχείο επικοινωνιών και ενημερώνει τα αρμόδια πρόσωπα.

➢ Χειρίζεται τις εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις.
➢ Παρέχει πληροφορίες στους ενδιαφερόμενους και καταγράφει αιτήματα.

➢ Προετοιμάζει και ρυθμίζει κλήσεις πολυμερούς επικοινωνίας και τηλεδιασκέψεων.

➢ Επικοινωνεί και συναλλάσσεται με τρίτους.

➢ Προετοιμάζει το απαραίτητο υλικό για τη συναλλαγή με τρίτους.
➢ Διαβιβάζει έγγραφα και αιτήσεις σε τρίτους.

➢ Διενεργεί συναλλαγές με τρίτους.

➢ Συνεργάζεται με επισκέπτες, συνεργάτες, πελάτες, προμηθευτές.

3.3 Η ασφάλεια των εργαζομένων στο χώρο των γραφείων. Υποχρεώσεις και συμμόρφωση υπαλλή-
λων και εργοδοσίας.

Σελίδα 15 από 27